Internkontroll - hva er det ?

Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at borettslag, sameier og velforeninger – heretter kalt boligvirksomheter – planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder virksomheten sin i samsvar med krav fastsatt i helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen (HMS). 

Borettslag er underlagt internkontrollforskriften. Internkontroll er definert som systematiske tiltak som skal sikre at borettslagets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med de krav som er fastsatt i helse- miljø- og sikkerhetslovgivningen. Av lovgivning som særlig er av betydning for borettslag nevnes; brannvernlovgivning, lov om tilsyn med elektriske anlegg, arbeidsmiljøloven og produktkontrolloven, herunder forskriften om lekeplassutstyr. ref Trygghet og sikkerhet i borettslag BO Artikkel - 2.4.2001

Styrets oppgaver - innen HMS

Styret skal sørge for at det gjennomføres et systematisk HMS arbeid i boretts-laget. Å verne om liv, helse og materielle verdier, samt å skape et godt miljø for de som bor i borettslaget, er kjernepunktene i dette arbeidet. 

Det skjer for mange ulykker med alvorlige personskader og for mange skader på den eiendom borettslagene har. Det kan skyldes manglende kontroll med lekeapparater eller det elektriske anlegget. Det er et overordnet mål å redusere person- og materielle skader. Dette gjør seg ikke selv, derfor er det fastsatt en egen forskrift om internkontroll som trekker opp rammer for hvordan dette arbeidet skal gjennomføres.

Det er stor forskjell på en ammunisjonsfabrikk og et borettslag. Det skal også avspeiles i den internkontroll som skal etableres i laget. Forskriften understreker nettopp at arbeidet skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold, størrelse og omgang. 

Men uansett størrelse på virksomheten trekker forskriften opp visse punkter som skal inngå i internkontrollen. Hvor omfattende dette skal gjøres vil derimot være opp til virksomhetens størrelse og kompleksitet. Selv for borettslag kan det her bli store forskjeller. Et stort borettslag bestående av flere hundre leiligheter, med vaktmestre, store og kompliserte fyrrom, heiser etc etc må ha et helt annet opplegg enn det lille borettslaget med noen få firemannsboliger.

Hvem har ansvaret ?

Borettslaget er et selskap og det er styret som etter loven har ansvar på vegne av laget å gjennomføre de tiltak som følger direkte av borettslagsloven eller annen lovgivning som borettslaget er underlagt. 

I verste fall kan styret komme til å bli ansvarlig for skader og ulykker som inntreffer dersom internkontrollarbeidet blir neglisjert. Det er ikke tilstrekkelig at styret bare overlater dette arbeidet til en vaktmester eller forretningsfører.

Styret må selv påse at arbeidet med internkontroll blir gjennomført, men det er selvsagt ikke noe i veien for at styret bruker konsulenter til denne oppgaven, men kontrollen med at arbeidet blir utført er det styret som har. 

Hvem bør utføre arbeidet? 
De fleste styrene i borettslag vil etter min oppfatning kunne gjennomføre dette arbeidet selv. Å engasjere dyre konsulenter kan nok kanskje gi noen imponerende mapper og store fine systemer, men problemet vil da lett kunne bli at styret ikke får noe eierskap til dette arbeidet. 

Jeg tror i stedet styret selv bør bruke noen møter og noe tid på å sette i gang dette arbeidet, finne ut hvordan det skal legges opp i eget borettslag og avgjøre hvor omfattende det skal være. Det viktige nå er å få satt i gang og i stedet la arbeid og omfang utvikle seg over litt tid når man ser hvilket behov man har.

Hvordan bør arbeidet utføres ?

Vi kan dele internkontrollarbeidet inn i fire faser og disse kommenteres kort.

1. Igangsetting
Det følger av borettslagsloven at det er styreleder som har ansvar for å innkalle styret til møte, og det er således et ansvar for styrelederen å få satt saken på dagsorden. En første gjennomgang av saken kan være å se litt på forskriften om internkontroll, drøfte denne artikkelen og legge en liten plan for hvordan arbeidet skal legges opp framover. 

2. Kartlegging
Styret må danne seg en oversikt over hvilke lover og regler som gjelder for sitt borettslag. Alle lagene må f.eks. sette seg inn i de brannvernregler som gjelder for et borettslag, mens det bare er de lag som har ansatt personale som trenger å gjøre seg kjent med arbeidsmiljøloven. 

Styret må organisere og planlegge arbeidet. Det blir viktig å fordele oppgavene. Et av medlemmene kan kanskje ha hovedansvaret for å følge opp arbeidet, men det er fint om ulike ansvarsområder kan fordeles på flere.

I kartleggingsarbeidet må styret kartlegge hvilke farer som eksisterer i borettslaget, både innendørs og utendørs, f.eks. på lekeplassen. Mesteparten kan her gjøres selv, men noen kontroller bør man få hjelp av eksperter.

Styret kan fint greie å foreta en visuell kontroll av sikringsskap, ledninger og stikkontakter for å se om det er misfarging eller varmegang. Men hvis det er lang tid siden det har vært foretatt en grundig kontroll av det elektriske opplegget bør styret engasjere en fagmann til dette. Lekeplassutstyret vil derimot styret normalt kunne greie å undersøke tilfredsstillende selv, man må bare sette seg inn i de kravene som følger av lekeplassforskriften. 

3. Planlegg og prioriter
Når styret har kartlagt hvilke fareområder som er i borettslaget må man gjennomgå disse for å vurdere hvor det kan være aktuelt å sette inn tiltak for å redusere muligheten for at ulykker oppstår. Det bør også settes opp en prioritert handlings- og tidsplan. 

4. Oppfølging
Planene må følges opp og det er viktig at man får en fornuftig oppfølging av arbeidet. Forskriften understreker at dette skal være et systematisk arbeid som skal rullere. Det skal bli en runddans: kartlegge - planlegge - prioritere - handle - kartlegge - planlegge osv. 

Derfor er det viktig at styret inkluderer internkontrollarbeidet i sine årsplaner. Det skal være like naturlig å behandle internkontrollen som det er å behandle regnskap. Hvor ofte og hvor omfattende det skal gjøres avhenger helt av størrelsen på borettslaget. Et poeng er å gjøre arbeidet så enkelt og forståelig som mulig.

Hvis anleggene sjekkes en til to ganger i året bør det være tilstrekkelig. Men der man har særskilte slitasjepunkter på f.eks. lekeplassutstyr bør det kanskje være en hyppigere kontroll.

Dokumentasjon av arbeidet

Styret skal beskrive mål for HMS arbeidet, det som er kartlagt skal skrives ned, planlegging og prioriteringer skal noteres. Det skal dokumenteres hvilke rutiner som skal følges osv. Når det er avdekket en mangel skal dette straks noteres, og likeledes skal det skrives ned når mangelen er rettet. 

Det har blitt uttalt at dokumentasjonen kan være oppfylt selv om det bare brukes en liten gul lapp med notering av hva som skal gjøres og hva som eventuelt er gjort. Dokumentasjon fra fagfolk. Det som blir viktig er å samle dette materialet på et egnet sted. Borettslaget bør anskaffe seg en perm hvor dette materialet kan samles.

Kun fellesarealene 
På bakgrunn av en henvendelse fra boligsamvirket har Kommunal-departementet trukket opp et skille mellom privat område og fellesareal i borettslag og boligsameier. Departementet begrunner dette med at etter forskriften skal arbeidet med internkontroll tilpasses den enkelte virksomhet og at det ikke er alle områder som egner seg for internkontroll.

Innenfor den enkelte andelseiers fire vegger bør det være han eller hun som selv har ansvar for å påse at brann og el. bestemmelser overholdes. Departementet avslutter i sitt brev med å understreke at styret vil ha en plikt til å arbeide systematisk med HMS-arbeid på fellesarealer, mens det i forhold til beboerne blir styrets plikt å gjøre eier eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som den enkelte har etter lov og forskrift. 

Arbeidet med internkontroll er viktig for å begrense skader på personer og anlegg. Det er nyttig for styret å ha denne saken på dagsorden, gjennom det systematiske arbeidet som skal gjennomføres vil styret få en større og bedre ansvarsfølelse for hele borettslagets drift - noe som kommer borettslaget og alle andelseierne til gode.

Hjelpemiddelet

NBBL har sammen med offentlige instanser, Norges Velforbund og Norsk Brannvernforening utarbeidet en instruktiv brosjyre som heter "Sjekk internkontrollen i borettslag, sameier og vel". 

Brosjyren gir en mengde god informasjon om hvordan arbeidet kan legges opp, flere av hovedområdene for internkontrollen er behandlet; elektriske anlegg, brannsikkerhet, forurensing og lekeplasser. 

Brosjyren sendes i disse dager gratis ut til alle styreleder i borettslagene. Hvis dere ikke har fått i ditt borettslag bør du ta kontakt med boligbyggelaget. 
Internkontrollperm 

For å hjelpe borettslag og sameier med å oppfylle internkontrollforskriften har NBBL fått utarbeidet en egen internkontrollperm. Permen vil være et godt hjelpemiddel når borettslaget skal igangsette dette arbeidet. Permen inneholder utkast til en rekke dokumenter, rutiner, sjekklister etc som må på plass for at borettslaget skal oppfylle forskriften.

I tillegg til permen med innhold følger en CD med teksten til samtlige lover og forskrifter som internkontrollforskriften krever at skal være tilgjengelig for borettslaget eller sameiet. I tillegg er hele permens innhold også lagt inn på CDen. Dette gjør det mulig for borettslaget å redigere og utfylle innholdet i permen på den måten som borettslaget ønsker. 

For å sikre en automatisk oppdatering av lover og forskrifter, samt ajourføring av permens innhold kan det tegnes et særskilt årsabonnement. Pris for permen er kr 1.500,- og årsabonnementet er fastsatt til kr 420,-. Bestilling kan skje til NBBL på telefon 22 40 38 50 eller e-post

Her ligger endel nyttige linker til HMS relatert stoff